Hoe maakt u van een openhuizendag een schot in de roos?


Als u deelneemt aan een opendeurdag, wilt u de juiste bezoekers over de vloer krijgen om de naambekendheid van uw architectenbureau te versterken, het publiek te laten kennismaken met uw werk en contacten te leggen met potentiële opdrachtgevers. Hoewel de organisatoren tal van acties opzetten rond het evenement, moet u ook zelf de nodige inspanningen leveren als u maximaal wilt scoren. Trek voldoende tijd uit om uw deelname voor te bereiden en aan te kondigen. Door zelf promotie te voeren voor uw project, valt u op tussen de deelnemers en bereikt u meer geïnteresseerden.


Stel tijdig een lijst met to do's op

Maak zodra u het deelnameformulier aan de opendeurdag hebt ingevuld een overzicht van alle to do's met een tijdlijn. Die lijst vormt het fundament voor een succesvolle deelname. Noteer wat moet gebeuren, wanneer, hoe en door wie. Zo behoudt u het overzicht, spreidt u het werk en de kosten, en verschijnt u goed voorbereid aan de start.
Ga na of het deelnemende project volledig in orde is. Laat kwaliteitsvolle foto's maken en een wervende tekst schrijven voor de presentatie in de catalogus en op websites. Stel een promotieplan op. Lijst op wat er de dag zelf moet gebeuren. Bespreek de rondleiding met de bewoners en leg vast welke ruimtes wel/niet toegankelijk zijn. Stel een taakverdeling op voor het onthaal en de rondleiding. Bereid uw verhaal voor. Bepaal welke informatie u wilt tonen: plannen, foto's voor en na, maquettes, filmpjes over de werf.
Een tip: uit het oog is uit het hart. Voorzie in voldoende naamkaartjes, een flyer of een folder als reminder voor de bezoekers.

Werk uw eigen communicatietraject uit

U kunt uw deelname aan de opendeurdag communiceren via de eigen en andere websites, sociale media, (regionale) bladen en magazines, tijdschriften of (digitale) newsletters van beroepsfederaties, fabrikanten en organisaties, andere kanalen. U kunt een uitnodiging mailen naar uw adressenbestand. Een flyer legt u op strategische plaatsen en in zaken waar u klant bent: bibliotheek, banken, immokantoren, notarissen, winkels, kapsalon, een sportcentrum.
Een tip: profiteer (een beetje) van het netwerk van anderen. Vraag familie, vrienden en kennissen om voor u promotie te maken via hun (sociale) netwerk.

Investeer in prima beeldmateriaal

Kwaliteitsvol beeldmateriaal is essentieel voor een geslaagde projectpresentatie. Maak duidelijke afspraken met de fotograaf over de opdracht, het honorarium, de vorm van het aan te leveren materiaal en het gebruik van de beelden - sommige fotografen werken gratis in ruil voor de exclusiviteit van publicatie gedurende een bepaalde tijd. Leg het (multimediaal) gebruiksrecht van de beelden schriftelijk vast, zodat u ze zonder verdere vergoeding kunt gebruiken in gedrukte en digitale publicaties, uiteraard met vermelding van de fotograaf. Vraag een serie beelden in lage (voor digitaal gebruik) en hoge (voor print) resolutie.
Een tip: waak erover dat de afgewerkte woning er binnen en buiten netjes bij ligt als ze wordt gefotografeerd. Voor een renovatieproject werken beelden voor en na de werken inspirerend.

Informeer de (regionale) pers

Bouw- en woonmagazines, kranten en (regionale) bladen zoeken permanent content. Mail hen een kort bericht en enkele beelden van uw project. Misschien zijn woonbladen zelfs geïnteresseerd in een reportage. Informeer vooraf naar de rubriekverantwoordelijke aan wie u uw persbericht kunt mailen.
Stel een persbericht op over de woning. Groepeer alle praktische inlichtingen over het evenement onderaan het artikel: naam, datum, bezoekuren, adres, coördinaten van het architectenbureau. Voeg beelden in lage (72 dpi) resolutie bij het bericht, die de redactie snel kan bekijken. Vermeld dat er beelden in hoge resolutie (300 dpi) beschikbaar zijn. Voeg de credits voor het gebruik van beelden toe: naam van de fotograaf, copyrights en voorwaarden voor gebruik.
Een tip: houd bij berichten over tijdsgebonden evenementen zoals Mijn Thuis Op Maat rekening met de deadlines van de diverse media. Die schommelen van een tot twee weken voor (regionale) kranten tot enkele maanden voor een periodiek magazine.

Gebruik de kracht van uw website en sociale media

Zet uw deelname aan Mijn Thuis Op Maat zo snel mogelijk op uw website. Toon het project, geef een korte beschrijving, vermeld alle praktische info, leg een link naar de website van de organisatoren en naar uw sociale media. Post (vervolg)berichten op Facebook, LinkedIn, Twitter, Pinterest … Beperk u niet tot de Facebookpagina van uw bureau, want dan loopt u flink wat potentiële bezoekers mis. Sinds enkele maanden krijgen surfers die geen Facebook-account hebben en niet zijn ingelogd op het sociale netwerk, geen toegang meer tot publieke Facebook-pagina's. Daardoor kunnen ze wellicht de publieke Facebookpagina van uw architectenbureau niet bekijken. Hopelijk verandert dat snel.
Een tip: voeg een 'share' knop of 'stuur door' link toe aan uw webpagina's. Stimuleer bezoekers om de inhoud te delen. Plaats omgekeerd ook links naar de website op uw sociaal netwerk. Veel succes!